Catatan: Mohd Asri Redha
Tarikh: 02 Februari 2014
Tempat: Teratak Kasih....
Assalaamualaikum WRT.. buat sahabat-sahabat FB yang di muliakan oleh Allah SWT. Selamat Pagi Bung..Apa khabar semua dipagi Ahad ini... masih lagi bercuti Tahun Baru Cina.. Selamat Tahun Baru China kepada pembaca yang berbangsa Tionghua.. Raya sakan depa.. kedai sahih sebahagian besarnya satu minggu cuti... kereta saya baru rosak, kena tunggu minggu depan saja baru boleh diperbaiki ... itulah realitinya.. kalau ada pomen Melayu pun kena tunggu seminggu juga fasal kedai alat ganti kebanyakannya sahabat kita dari kaum Tionghua.
Apakah masih ada terus membaca coretan saya ini? Coretan saya sebelum ini hanya cerita-cerita aktiviti MBAS sahaja. Aah.. kalau sudah sampai disini , maksudnya tentu saudara-saudara masih terus membaca. Dengan itu , biarkanlah saja saya menggodam notebook saya untuk menjadi susunan ayat yang boleh difahami, walaupun bahasa bercampur-campur segala macam.. pokoknya jika boleh faham kira oklah... Jadi coretan kali ini saya nak cerita fasal perkara biasa saja tapi jarang diketengahkan. Namun begitu ianya memainkan peranan yang amat penting dalam sesebuah jabatan.
Saya dan kita semua perlu memikirkan sesuatu dalam merangka apa-apa papan kenyataan, papan tanda berkenaan kebersihan, jangan buang sampah, bayar cukai pintu, bayar lesen anjing, bayar lesen berniaga, bayar sewa dan pelbagai notis-notis berkaitan .. Ini adalah kerana susunan bahasa itu memainkan peranan penting dalam memberi impak yang berkesan... Saya bukan pakar bahasa untuk mengajar penggunaan bahasa yang betul, yang itu biarlah yang pakar sahaja membuatnya.. Dan ini kita telah aturkan dari masa kesemasa. Tetapi apa yang saya nak cerita ini, sekurang-kurangnya biarlah ayat yang dibina dalam sesuatu surat rasmi jabatan, pengumuman dan seumpamanya itu menepati maksudnya dengan tepat dan tidak memberi implikasi yang negatif kepada jabatan yang terlibat. Bahasa yang indah dan menarik akan memberi kesan yang amat memberangsangkan sepertimana tujuan asal kita menulis surat atau membuat apa-apa pengumuman / pemakluman. Video pendek ini adalah antara secebis kisah bagaimana seorang wanita , walaupun ia tidak menderma tapi perbuatan kreatifnya itu telah membantu OKU ini mendapatkan sumbangan yang lebih banyak
Begitu juga dalam merangka surat menyurat yang berkaitan urusan-urusan pentadbiran rasmi jabatan.. Sebab itu dalam jabatan kerajaan, ada pegawai yang berkelulusan Darjah Enam, berkelulusan PMR, SPM, STP, Diploma dan Ijazah. Ada sebab dan perbedaannya mengapa ada jawatan hanya perlukan kelulusan yang lebih rendah dan ada jawatan yang perlukan kelulusan yang lebih tinggi. Ada juga jawatan yang lebih tinggi tapi kelulusan akademiknya lebih rendah. Ini adalah kes istimewa kerana ia dipilih dari kalangan anggota kerja yang berpengalaman luas dan lama bertugas dan menunjukkan satu tahap prestasi yang memuaskan. Pegawai seperti ini juga kena belajar dan belajar agar ianya tidak nampak lekeh dan kena sama standard dengan pegawai yang mempunyai kelayakan akademik yang lebih tinggi. Sebab itu mana-mana pegawai yang telah dinaikkan pangkat tidak kiralah dari Pembantu Tabdir biasa kepada PT Kanan atau tinggi, Juruteknik Biasa kepada Kanan atau Tinggi, EO biasa kepada Kanan atau Tinggi , IK biasa kepada IK kanan atau Tinggi, dll ianya perlu ada perubahan dari cara pemikiran, pengetahuan, ilmu dan kerja yang dilaksanakan. Tidak boleh sama lagi dengan gred yang sebelum ini kerana ia telah naik pangkat.
Apa yang saya lihat masih ada lagi pegawai-pegawai yang masih berfikiran sepertimana jawatannya digred terdahulu dan buat kerjapun tidak ada penambahan beban tugas dan kepimpinan yang menyerlah. Bila diarah buat kerja rumit dan banyak kena fikir jalan penyelesaiannya sudah dianggap terlalu terbeban dan sukar sedangkan pangkatnya sudah tinggi. Bila pangkat tinggi tentunya gaji juga meningkat .
Perbedaan akademik itu penting , kerana disinilah yang membedakan antara seorang Pegawai Atasan atau Ketua dan Pegawai Bawahan. Kita perlu melihat dalam konteks tahap pemikiran, daya kreativiti dan kritis dan kebijaksanaan dalam membaca kemungkinan-kemungkinan yang mungkin akan berlaku akibat tindakan-tindakan yang dibuat sekarang atau akibat dari keluarnya sesuatu surat rasmi atau minit-minit mesyuarat. Sebab itu saya selalu mengingatkan anak-anak buah terutama pegawai kanan, ketua jabatan, ketua bahagian dimana2 jabatan saya bertugas agar kena teliti betul-betul setiap ayat dan patah perkataan yang digunakan agar menepati kehendak yang sebenar.
Kadang-kadang didapati surat-surat yang agak berteknikal dan 'agak rumit pemahamannya hanya diserah kepada Pembantu Tadbir atau pegawai yang lebih rendah sahaja untuk draf surat-surat tersebut. Lebih memburukkan keadaan, surat-surat yang didrafkan oleh pegawai bawahan itu tidak disemak pun oleh ketua unit atau ketua bahagiannya dan terus dihantar kepada pegawai atasan untuk ditandatangani. Kalau disemak pun hanya sekadar sambil lewa sahaja. Kalau di MBAS ini tentunya saya sebagai Setiausaha atau kepada Datuk Bandar. Kalau begini keadaannya tidak ada beda antara pegawai atasan yang mempunyai akademik yang tinggi dengan pegawai bawahan yang taraf akademiknya yang lebih rendah. Dalam kata lain tidak perlulah ada pegawai atasan tersebut. Sebenarnya saya tidak bermaksud untuk menidakkan kebolehan pegawai-pegawai bawahan. Sememangnya dalam kes-kes tertentu lebih baik berurusan dengan pegawai bawahan kerana mudah ditegur dan diarah dan mereka mahu belajar. Tapi struktur organisasi disemua jabatan sebegitu. Kita ada pegawai tertinggi, pegawai atasan, ketua-ketua jabatan, ketua bahagian, ketua unit, ada penyelia ada mandor dan pelbagai macam ketua-ketua dalam unit-unit yang tersendiri. Semua ini membedakan kedudukan dan pangkat seseorang.
Saya seringkali terjumpa surat-surat dan perjanjian-perjanjian yang memberi ruang kepada orang awam untuk menentang jabatan-jabatan . Ini adalah kerana kita tidak membuat semakan yang betul pada setiap ayat dalam surat-surat atau perjanjian yang kita buat dengan orang atau syarikat luar. Sepatut diperingkat pegawai atasan ia tidak boleh terlepas begitu . Tapi kadang-kadang terlepas pandang juga. Risikonya tentu saya atau sesiapa pegawai atasan tertinggi yang akan menanggungnya kerana menandatanganinya, walau yang buat kerja itu atau buat operasi dibahagian dan jabatan lainya. Sepatutnya saya tidak boleh terlepas pandang, tapi itulah keadaanya , setiap hari saya terpaksa teliti purata 50 fail dan tandatangan tentunya lebih dari itu .. Kadang-kadang kesegeraan yang dikehendaki menyebabkan ketelitian juga diabaikan... ini mungkin kelemahan-kelemahan saya juga. Sebab itu saya kerap juga tolong draf balik surat-surat yang sepatutnya dibuat oleh pegawai kanan dibahagian tertentu sebab maksud surat tidak menepati yang sepatutnya dan membawa makna yang lain atau membawa kesan negatif kepada jabatan atau membawa maksud seolah-olah penandatangan surat itu tidak reti apa...
Sepertimana yang cerita tadi.. ada pegawai-pegawai yang berkelayakan tinggi untuk melihat dan meneliti setiap surat-menyurat perjanjian-perjanjian serta aktiviti unit, bahagian dan jabatan yang ada. Sepatutnya diperingkat itu tidak akan berlaku kesilapan kerana sudah ditapis sewajarnya. Sebenarnya kes-kes yang saya cerita ini berlaku dimana-mana jabatan, bukan setakat dijabatan-jabatan yang pernah saya bekerja sahaja. Saya sendiri telah bertugas di lebih 13 jabatan kerajaan dan PBT dinegeri Kedah dan berjumpa segala macam surat dan perjanjian-perjanjian yang seumpama cerita tadi...
Pemilihan ayat dan bahasa yang sesuai perlu diberi perhatian oleh semua anggota. Surat-menyurat memainkan peranan yang penting dalam sesebuah jabatan. Kesilapan ejaan yang berlaku sekali sekali mungkin boleh dimaafkan (tp jangan selalu) , tetapi kesilapan menggunakan ayat yang boleh membawa maksud lain tidak boleh berlaku kerana ia mengundang risiko yang besar kepada sesuatu organisasi.
Kadang-kadang sesuatu jabatan boleh menanggung kos yang tinggi hanya akibat sekeping surat yang mungkin dianggap biasa , tapi oleh kerana itu adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh sesuatu jabatan ianya memberi kesan yang besar kepada seseorang pelanggan. Sekiranya kerana surat seperti itu memberi kerugian besar kepada pelanggan yang berurusan, maka bersedialah sesuatu jabatan itu menghadapi tindakan undang-undang terutama untuk menuntut ganti rugi.
Pengalaman saya bertugas di beberapa jabatan dinegeri Kedah ini memang membuktikan sebenarnyaa dalam penyediaan surat menyurat dan juga perjanjian-perjanjian telah banyak menyebabkan kerajaan atau sesuatu jabatan terpaksa menanggung kerugian yang bukan kepalang tingginya. Namun pada setengah-setengah orang, perkara ini tidak begitu diambil berat oleh kakitangan yang terlibat dan tidak dijadikan sebagai satu pengajaran. Kesilapan dan kecuaian masih berlaku walau ingatan demi ingatan diberi.
Saya tidak menafikan sebahagian besar anggota kakitangan kerajaan bukannya sengaja tetapi yang pentingnya setiap orang perlu beri perhatian dan kena betul-betul teliti dalam hal-hal penyediaan surat yang dikeluarkan atau perjanjian yang dibuat dan perlu melihat kesan dan implikasi-implikasi akibat dari surat/perjanjian yang dikeluarkan itu. Jadi coretan ini juga untuk saya juga bermuhasabah diri untuk memperbaiki dimana yang kurang betul dan juga untuk saudara-saudara yang mahu menjadikannya ini sebagai satu panduan dan ingatan. Kalau dianggap ini sebagai memperlekehkan mana-mana pihak maka itu tidak boleh nak kata apa-apalah. Terpulanglah kepada niat dan penerimaan seseorang itu samada terima secara positif atau negatif.
Yang penting bukan susah sangat untuk buat perkara ini, dengan hanya sedikit kerajinan dan ketelitian, dan mahu berubah serta ambil berat Insya Allah .. kita akan dilindungi dari musibah yang tidak diduga... dan kerja kita seharian akan membahagiakan hidup kita didunia, dikubur dan diakhirat.
Terima kasih..
Al Fatihah... Amiiin
Tarikh: 02 Februari 2014
Tempat: Teratak Kasih....
Assalaamualaikum WRT.. buat sahabat-sahabat FB yang di muliakan oleh Allah SWT. Selamat Pagi Bung..Apa khabar semua dipagi Ahad ini... masih lagi bercuti Tahun Baru Cina.. Selamat Tahun Baru China kepada pembaca yang berbangsa Tionghua.. Raya sakan depa.. kedai sahih sebahagian besarnya satu minggu cuti... kereta saya baru rosak, kena tunggu minggu depan saja baru boleh diperbaiki ... itulah realitinya.. kalau ada pomen Melayu pun kena tunggu seminggu juga fasal kedai alat ganti kebanyakannya sahabat kita dari kaum Tionghua.
Apakah masih ada terus membaca coretan saya ini? Coretan saya sebelum ini hanya cerita-cerita aktiviti MBAS sahaja. Aah.. kalau sudah sampai disini , maksudnya tentu saudara-saudara masih terus membaca. Dengan itu , biarkanlah saja saya menggodam notebook saya untuk menjadi susunan ayat yang boleh difahami, walaupun bahasa bercampur-campur segala macam.. pokoknya jika boleh faham kira oklah... Jadi coretan kali ini saya nak cerita fasal perkara biasa saja tapi jarang diketengahkan. Namun begitu ianya memainkan peranan yang amat penting dalam sesebuah jabatan.
Saya dan kita semua perlu memikirkan sesuatu dalam merangka apa-apa papan kenyataan, papan tanda berkenaan kebersihan, jangan buang sampah, bayar cukai pintu, bayar lesen anjing, bayar lesen berniaga, bayar sewa dan pelbagai notis-notis berkaitan .. Ini adalah kerana susunan bahasa itu memainkan peranan penting dalam memberi impak yang berkesan... Saya bukan pakar bahasa untuk mengajar penggunaan bahasa yang betul, yang itu biarlah yang pakar sahaja membuatnya.. Dan ini kita telah aturkan dari masa kesemasa. Tetapi apa yang saya nak cerita ini, sekurang-kurangnya biarlah ayat yang dibina dalam sesuatu surat rasmi jabatan, pengumuman dan seumpamanya itu menepati maksudnya dengan tepat dan tidak memberi implikasi yang negatif kepada jabatan yang terlibat. Bahasa yang indah dan menarik akan memberi kesan yang amat memberangsangkan sepertimana tujuan asal kita menulis surat atau membuat apa-apa pengumuman / pemakluman. Video pendek ini adalah antara secebis kisah bagaimana seorang wanita , walaupun ia tidak menderma tapi perbuatan kreatifnya itu telah membantu OKU ini mendapatkan sumbangan yang lebih banyak
Begitu juga dalam merangka surat menyurat yang berkaitan urusan-urusan pentadbiran rasmi jabatan.. Sebab itu dalam jabatan kerajaan, ada pegawai yang berkelulusan Darjah Enam, berkelulusan PMR, SPM, STP, Diploma dan Ijazah. Ada sebab dan perbedaannya mengapa ada jawatan hanya perlukan kelulusan yang lebih rendah dan ada jawatan yang perlukan kelulusan yang lebih tinggi. Ada juga jawatan yang lebih tinggi tapi kelulusan akademiknya lebih rendah. Ini adalah kes istimewa kerana ia dipilih dari kalangan anggota kerja yang berpengalaman luas dan lama bertugas dan menunjukkan satu tahap prestasi yang memuaskan. Pegawai seperti ini juga kena belajar dan belajar agar ianya tidak nampak lekeh dan kena sama standard dengan pegawai yang mempunyai kelayakan akademik yang lebih tinggi. Sebab itu mana-mana pegawai yang telah dinaikkan pangkat tidak kiralah dari Pembantu Tabdir biasa kepada PT Kanan atau tinggi, Juruteknik Biasa kepada Kanan atau Tinggi, EO biasa kepada Kanan atau Tinggi , IK biasa kepada IK kanan atau Tinggi, dll ianya perlu ada perubahan dari cara pemikiran, pengetahuan, ilmu dan kerja yang dilaksanakan. Tidak boleh sama lagi dengan gred yang sebelum ini kerana ia telah naik pangkat.
Apa yang saya lihat masih ada lagi pegawai-pegawai yang masih berfikiran sepertimana jawatannya digred terdahulu dan buat kerjapun tidak ada penambahan beban tugas dan kepimpinan yang menyerlah. Bila diarah buat kerja rumit dan banyak kena fikir jalan penyelesaiannya sudah dianggap terlalu terbeban dan sukar sedangkan pangkatnya sudah tinggi. Bila pangkat tinggi tentunya gaji juga meningkat .
Perbedaan akademik itu penting , kerana disinilah yang membedakan antara seorang Pegawai Atasan atau Ketua dan Pegawai Bawahan. Kita perlu melihat dalam konteks tahap pemikiran, daya kreativiti dan kritis dan kebijaksanaan dalam membaca kemungkinan-kemungkinan yang mungkin akan berlaku akibat tindakan-tindakan yang dibuat sekarang atau akibat dari keluarnya sesuatu surat rasmi atau minit-minit mesyuarat. Sebab itu saya selalu mengingatkan anak-anak buah terutama pegawai kanan, ketua jabatan, ketua bahagian dimana2 jabatan saya bertugas agar kena teliti betul-betul setiap ayat dan patah perkataan yang digunakan agar menepati kehendak yang sebenar.
Kadang-kadang didapati surat-surat yang agak berteknikal dan 'agak rumit pemahamannya hanya diserah kepada Pembantu Tadbir atau pegawai yang lebih rendah sahaja untuk draf surat-surat tersebut. Lebih memburukkan keadaan, surat-surat yang didrafkan oleh pegawai bawahan itu tidak disemak pun oleh ketua unit atau ketua bahagiannya dan terus dihantar kepada pegawai atasan untuk ditandatangani. Kalau disemak pun hanya sekadar sambil lewa sahaja. Kalau di MBAS ini tentunya saya sebagai Setiausaha atau kepada Datuk Bandar. Kalau begini keadaannya tidak ada beda antara pegawai atasan yang mempunyai akademik yang tinggi dengan pegawai bawahan yang taraf akademiknya yang lebih rendah. Dalam kata lain tidak perlulah ada pegawai atasan tersebut. Sebenarnya saya tidak bermaksud untuk menidakkan kebolehan pegawai-pegawai bawahan. Sememangnya dalam kes-kes tertentu lebih baik berurusan dengan pegawai bawahan kerana mudah ditegur dan diarah dan mereka mahu belajar. Tapi struktur organisasi disemua jabatan sebegitu. Kita ada pegawai tertinggi, pegawai atasan, ketua-ketua jabatan, ketua bahagian, ketua unit, ada penyelia ada mandor dan pelbagai macam ketua-ketua dalam unit-unit yang tersendiri. Semua ini membedakan kedudukan dan pangkat seseorang.
Saya seringkali terjumpa surat-surat dan perjanjian-perjanjian yang memberi ruang kepada orang awam untuk menentang jabatan-jabatan . Ini adalah kerana kita tidak membuat semakan yang betul pada setiap ayat dalam surat-surat atau perjanjian yang kita buat dengan orang atau syarikat luar. Sepatut diperingkat pegawai atasan ia tidak boleh terlepas begitu . Tapi kadang-kadang terlepas pandang juga. Risikonya tentu saya atau sesiapa pegawai atasan tertinggi yang akan menanggungnya kerana menandatanganinya, walau yang buat kerja itu atau buat operasi dibahagian dan jabatan lainya. Sepatutnya saya tidak boleh terlepas pandang, tapi itulah keadaanya , setiap hari saya terpaksa teliti purata 50 fail dan tandatangan tentunya lebih dari itu .. Kadang-kadang kesegeraan yang dikehendaki menyebabkan ketelitian juga diabaikan... ini mungkin kelemahan-kelemahan saya juga. Sebab itu saya kerap juga tolong draf balik surat-surat yang sepatutnya dibuat oleh pegawai kanan dibahagian tertentu sebab maksud surat tidak menepati yang sepatutnya dan membawa makna yang lain atau membawa kesan negatif kepada jabatan atau membawa maksud seolah-olah penandatangan surat itu tidak reti apa...
Sepertimana yang cerita tadi.. ada pegawai-pegawai yang berkelayakan tinggi untuk melihat dan meneliti setiap surat-menyurat perjanjian-perjanjian serta aktiviti unit, bahagian dan jabatan yang ada. Sepatutnya diperingkat itu tidak akan berlaku kesilapan kerana sudah ditapis sewajarnya. Sebenarnya kes-kes yang saya cerita ini berlaku dimana-mana jabatan, bukan setakat dijabatan-jabatan yang pernah saya bekerja sahaja. Saya sendiri telah bertugas di lebih 13 jabatan kerajaan dan PBT dinegeri Kedah dan berjumpa segala macam surat dan perjanjian-perjanjian yang seumpama cerita tadi...
Pemilihan ayat dan bahasa yang sesuai perlu diberi perhatian oleh semua anggota. Surat-menyurat memainkan peranan yang penting dalam sesebuah jabatan. Kesilapan ejaan yang berlaku sekali sekali mungkin boleh dimaafkan (tp jangan selalu) , tetapi kesilapan menggunakan ayat yang boleh membawa maksud lain tidak boleh berlaku kerana ia mengundang risiko yang besar kepada sesuatu organisasi.
Kadang-kadang sesuatu jabatan boleh menanggung kos yang tinggi hanya akibat sekeping surat yang mungkin dianggap biasa , tapi oleh kerana itu adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh sesuatu jabatan ianya memberi kesan yang besar kepada seseorang pelanggan. Sekiranya kerana surat seperti itu memberi kerugian besar kepada pelanggan yang berurusan, maka bersedialah sesuatu jabatan itu menghadapi tindakan undang-undang terutama untuk menuntut ganti rugi.
Pengalaman saya bertugas di beberapa jabatan dinegeri Kedah ini memang membuktikan sebenarnyaa dalam penyediaan surat menyurat dan juga perjanjian-perjanjian telah banyak menyebabkan kerajaan atau sesuatu jabatan terpaksa menanggung kerugian yang bukan kepalang tingginya. Namun pada setengah-setengah orang, perkara ini tidak begitu diambil berat oleh kakitangan yang terlibat dan tidak dijadikan sebagai satu pengajaran. Kesilapan dan kecuaian masih berlaku walau ingatan demi ingatan diberi.
Saya tidak menafikan sebahagian besar anggota kakitangan kerajaan bukannya sengaja tetapi yang pentingnya setiap orang perlu beri perhatian dan kena betul-betul teliti dalam hal-hal penyediaan surat yang dikeluarkan atau perjanjian yang dibuat dan perlu melihat kesan dan implikasi-implikasi akibat dari surat/perjanjian yang dikeluarkan itu. Jadi coretan ini juga untuk saya juga bermuhasabah diri untuk memperbaiki dimana yang kurang betul dan juga untuk saudara-saudara yang mahu menjadikannya ini sebagai satu panduan dan ingatan. Kalau dianggap ini sebagai memperlekehkan mana-mana pihak maka itu tidak boleh nak kata apa-apalah. Terpulanglah kepada niat dan penerimaan seseorang itu samada terima secara positif atau negatif.
Yang penting bukan susah sangat untuk buat perkara ini, dengan hanya sedikit kerajinan dan ketelitian, dan mahu berubah serta ambil berat Insya Allah .. kita akan dilindungi dari musibah yang tidak diduga... dan kerja kita seharian akan membahagiakan hidup kita didunia, dikubur dan diakhirat.
Terima kasih..
Al Fatihah... Amiiin
No comments:
Post a Comment